Відшкодування витрат є однією із основних тем для грантоотримувача, тому в його інтересах, щоб ця процедура пройшла як найпрозоріше. Це пришвидшить відшкодування прийнятних витрат і вбереже від помилок, які можуть виникнути в процесі фінансового аудиту. На практиці, більшість помилок виникає внаслідок неправильного трактування правил або неуважності до деталей грантової угоди.

Нижче наведено 10 найпоширеніших помилок і пояснення до них. Більш детальна інформація щодо можливих виключень з правил або незвичайних випадків можна знайти у Посібнику з фінансових питань (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf) (зверніть увагу на Розділ 1: Основні фінансові правила). Цей посібник є базовим документом для всіх фінансових питань. З будь-яким запитанням також можна звернутися у Службу допомоги на сайті Cordis ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf (зверніть увагу на Розділ 1: http://cordis.europa.eu/fp7/get-support_en.html).

1. Заявлені витрати не обґрунтовані або не прив’язані до проекту

Усі заявлені витрати, за вийнятком одноразових виплат і фіксованих ставок, повинні базуватися на реальних витратах в рамках проекту. Повинні бути докази, що витрати реальні (запис на рахунку бенефіціара або платіжні доручення), їх сплатили (наприклад, банківська виписка), і вони стосуються конкретного проекту. Якщо ці умови не виконуються, кошти вважаються неприйнятними. Наприклад, кошти за комунальні послуги, необхідні для виконанн я проекту, повинні відображати реальну вартість послуг для кожного звітного періоду. Для кожної послуги необхідне платіжне доручення, в якому вказано вартість і використану кількість. Будь-який розподіл комунальних послуг повинен бути обґрунтований відповідною документацією.

2. Треті сторони і субконтракт

Залучення третіх сторін і\або субконтракту повинно бути обговорено ще на стадії переговорів проекту і вказано у Додатку 1 («Опис роботи») грантової угоди. В іншому випадку ці витрати будуть неприйнятними.
Якщо ви маєте намір залучити третю сторону і\або субконтракт, які ще не вказані у Додатку 1, потрібно надіслати відповідний запит через координатора проекту в службу Комісії, яка підписувала грантову угоду. Якщо цей запис отримає підтвердження, у грантову угоду будуть внесені зміни і виділені відповідні кошти.

Будь-який субконтракт між партнерами консорціуму є заборонений.

Кошти на субконтракт і треті сторони, які не використовуються за призначенням бенефіціара, не можуть бути використані у підрахунку непрямих витрат.

3. Амортизація

У тому випадку, якщо ви купуєте обладнання для проекту, ви не можете вимагати повну вартість обладнання одразу ж. Ви можете внести у проект вартість амортизації обладнання протягом усього часу його використання. Кошти, які ви можете витрачати щорічно, повинні відповідати щорічній амортизації обладнання. Більше того, лише частина обладнання (використаний відсоток і час використання), використаного для виконання проекту, може бути сплачено.

Наприклад, бенефіціар бере участь у проекті, який триває 3 роки. На другому році проекту він купує обладнання, яке коштує €100,000 і має корисне економічне використання 5 років.

У бухгалтерії бенефіціара повинні зазначити «пряму» амортизацію. Прийнятні витрати складають €40,000, які відображають 2 роки використання до закінчення проекту. Інші €60,000 не можуть покриватися бюджетом проекту, оскільки припадають на час поза проектом.

4. Моделі непрямих витрат

Звітні методи щодо непрямих витрати у РП7 є наступні:

- Фактичні непрямі витрати, використовуючи спрощений метод;
- Фіксована ставка, що базується на реальних прямих витратах, 20% або 60%.

Якщо ви використовуєте метод фактичних непрямих витрат, підрахунки повинні здійснюватися на реальних витратах з доказами того, що вони стосуються проекту. Якщо у вас аналітична бухгалтерська система, у цьому випадку ви повинні вказати непрямі витрати, вирахувані цією системою, або обрати метод фіксованої ставки 20%.

Якщо ви можете вказати фактичні непрямі витрати, виключаючи неприйнятні послуги і використовуючи прозорі ціноутворення, але ви не маєте аналітичної бухгалтерської системи, у цьому випадку ви можете обрати спрощений метод звітності щодо непрямих витрат або використати систему фіксованої ставки.

Якщо ви не маєте змоги вказати фактичні витрати, то повинні скористатися методом фіксованої ставки: 20% або 60% (ставку обирає кожен бенефіціар). Фіксована ставка 60 % використовується головним чином неприбутковими державними організаціями, середніми і вищими навчальними закладами, дослідницькими організаціями, МСП; без аналітичної бухгалтерської системи.

5. Непрямі витрати – неприйнятні витрати у непрямих витратах

Якщо ви використовуєте модель фактичних непрямих витрат, то в цьому випадку непрямі витрати повинні співвідноситися з прийнятними прямими витратами проекту. Є низка витрат, які не відповідають критеріям прийнятності і які не можуть бути покриті за рахунок бюджету проекту. Такі витрати потрібно виключити під час підрахунку фактичних непрямих витрат. До неприйнятних витрат можна віднести вартість маркетингу, втрати на курсі обміну валюти, благочинність, тощо, а також витрати, які не мають жодного стосунку до проекту.

Існує багато прикладів того, як компанії зараховували неприйнятні витрати до непрямих витрат: купівля інших компаній, витрати на пункти продажу, витрати на обслуговування позик, втрати на операціях обмінного курсу, тощо. Все це є прикладами неприйнятних витрат.

Взагалі, бенефіціарам повідомляється, що прийнятними непрямими витратами є ті, які непов’язані напряму з проектом, але які мають прямий стосунок до прийнятних прямих витрат проекту.

6. Заробітна плата – Підрахунок продуктивних годин

Підрахунок фактичної заробітної плати вимагає встановлення продуктивних годин робочого штату. Під продуктивними годинами мається на увазі весь час, який працівник використовує для роботи над проектом. Виключення становлять вихідні, святкові дні.

Зараховується час для навчання, підготовку проектних пропозицій, тощо. Стандартним показником продуктивних годин на рік є 1680 годин. Якщо ваша кількість продуктивних годин варіюється від цього показника, потрібно вирахувати різницю. Пам’ятайте, що продуктивні години відрізняються від «людиноDгодин». Використання «людиноDгодин» для підрахунку вартості годин Комісією не сприймається.

Наприклад, за проектом штат повинен працювати 36 годин на тиждень. Розрахунок вартості склав 30 «людиноDгодин» на тиждень, вони були використані в якості основи для підрахунку вартості годин. Однак, основою підрахунку повинні бути 36 годин, які були заявлені в проекті.

7. Заробітна плата – вирахування годин для роботи над проектом

Ви повинні надати докази того, яку кількість годин кожна особа витратила, працюючи над проектом. Для цього можна використати надійну систему контролю часу або інші документи для запевнення. Система контролю часу ставиться під питання, адже працівники можуть бути відсутні в рамках проекту (наприклад, участь у конференціях).

Якщо використовуються табелі обліку робочого часу, слід впевнитись, що вони були заповнені вчасно і відповідно завірені.

8. Заробітна плата – Використання середнього показника

Зараз дозволено використовувати показник середньої заробітної плати для підрахунку заробітної плати на штат працівників. Якщо ви не маєте змоги використати середній показник, то використовуйте реальний показник.

9. Виплата заробітної плати власнику\менеджерам МСП

За правилами РП7 власники МСП можуть самі обирати чи платити собі заробітну плату. Власники МСП, заробітна плата яких не зареєстрована в бухгалтерії, повинні використати показник такий самий, як показник заробітної плати у заходах програми Марі Кюрі.

Майте на увазі, якщо в якості власника МСП ви отримуватиме дохід у вигляді дивідендів, все одно потрібно вказати фіксовану ставку заробітної плати по типу програми Марі Кюрі.

10. ПДВ

У РП7 ПДВ є неприйнятним, тому впевніться, що ПДВ виключено з ваших розрахунків і оплат.

Для Горизонт 2020 правила було спрощено, наскільки це було можливо, для уникнення помилок. Більшість посібників з правилами знаходяться на Порталі для учасників. Однак, виділимо три ключові принципи:

1. Якщо штат працівників працює над проектом 100%, то для проектів у рамках Європейського дослідницького центру або грантів МСП з одноразовою виплатою не потрібно проводити контроль робочого часу (для інших проектів час повинен фіксуватися, головним чином у табелях);

2. Заявлені кошти на проект повинні бути реальними, а не тими, які передбачаються! (**за вийнятком тих, де використовується фіксована ставка)

3. Звертайте увагу на правила для субконтракту і пам’ятайте, що не повинно бути субконтракту між членами консорціуму. Для Горизонт 2020 деталі можна знайти за адресою: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf

У разі виникнення питань звертайтесь до Національного інформаційного центру зі співробітництва з ЄС у сфері науки і технологій (НІП\України)

Адреса: офіс 801, вул. Горького 180, м. Київ, 03680
Телефон: +38 (044) 529 0332
ЕDmail: post@fp6Dnip.kiev.ua
Веб: www.fp7Dncp.kiev.ua

Матеріал підготовлено НІП/України за інформацією Генерального Директорату з досліджень та інновацій, ЄК




Додатково:

НІП України: Нові конкурси Горизонт 2020 (листопад, грудень 2014)

В НМУ ім.. О.О.Богомольця відбувся інформаційний день “Горизонт 2020. Можливості участі для освітніх та науково-дослідних установ України”