Електронна трудова книжка: що це означає для працівників і працедавців

Президент Володимир Зеленський підписав закон про облік трудової діяльності працівника в електронній формі. Що зміниться для працівників з узаконенням електронних трудових книжок?

Після багаторічних дискусій та обіцянок політиків в Україні таки відмовилася від радянського рудименту - паперових трудових книжок. Закон "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі", який Верховна Рада ухвалила ще на початку лютого, підписав президент Володимр Зеленський. Закон врегульовує питання автоматичного призначення пенсії за віком через особистий електронний кабінет особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Основна його новація, що відтепер паперові книжки не є обов’язковим елементом трудових відносин, оскільки всі записи з трудових книжок українців переведуть у цифровий формат. Втім, якщо хтось усе-таки захоче "колекціонувати" інформацію про свій стаж у паперових трудових книжках, це не заборонятиметься.

Що дасть електронна трудова книжка?

Починаючи ще від січня 2014 року, паперова трудова книжка не особливо була потрібна українцям. Відтоді всі дані про стаж працівника автоматично вносяться до Державного реєстру загальнообов'язкового соціального страхуванняпісля того, як роботодавець чи сам працівник почав сплачувати єдиний соціальний внесок, важливий для визначення розміру майбутньої пенсії працівника.Щоправда, законодавство вимагало від роботодавців паралельно записувати ці відомості у паперову трудову книжку. Це значно ускладнювало життя роботодавцю, адже він повинен був мати у своєму штаті кадровика, який вів записи у цю паперову книжку та ніс відповідальність за її збереження, сплачувати штрафи, якщо паперова книжка була не правильно оформлена чи загублена, хоча реальної потреби у паперовому аналогу не було.

"Нинішні зміни дадуть змогу зменшити витрати роботодавців на ведення паперового документообігу, спростять доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, насамперед у випадку тимчасової втрати працездатності", - йдеться у повідомленні Офісу президента. Неурядова організація EasyBusiness підрахувала, що скасування паперових трудових книжок може заощадити для бізнесу близько 500 мільйонів гривень щороку.

В Офісі президента також наголошують, що для держави це спростить збір важливих даних для регулювання попиту та пропозицій на ринку праці та планування підготовки чи перепідготовки фахівців за актуальними напрямками.

Директор Інституту соціально-економічних трансформацій, експерт Реанімаційного пакету реформ Ілля Несходовський вважає, що нині усуваються можливі ризики й негативні наслідки втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації та внесення недостовірних відомостей до цього документа. "Також це додатковий контроль з боку людини, яка будь-коли може зайти в реєстр загальнообов'язкового соціального страхування та подивитися, чи сплачує за нього роботодавець соціальні внески, які саме, подивитися свій страховий стаж. Адже часто бувало, що у паперову книжку кадровик записує людині, що вона працює, а внески роботодавець не сплачує і людина залишаться без пенсії", - наголошує Несходовський. При цьому він наголошує, що без непотрібного дублювання паперових і електронних трудових книжок зникне корупційна складова процесу оформлення на роботу.

Як це працюватиме?

Від паперових трудових книжок відмовляться не відразу. Закон передбачає п'ятирічний перехідний період. Упродовж цього часу можна використовувати і паперову, і електронну трудову.

Свою електронну трудову можна побачити у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування через вебпортал е-послуг Пенсійного фонду. Туди самозайнята особа чи роботодавець мають внести всі записи паперової трудової книжки зроблені до 2004 року у вигляді сканів або оцифровані копії паперової трудової, довідок тощо. Всі ці документи мають бути підписані кваліфікованим електронним підписом. Після внесення відомостей до Держреєстру роботодавець зобов'язаний віддати працівнику оригінал паперової трудової під підпис. Крім того, працівник може просити продовжувати вносити до паперової книжки відомості про прийняття на роботу, переведення та звільнення, попри наявність електронної трудової. Закон запроваджує можливість автоматичного призначення пенсій на підставі електронних даних з електронної трудової книжки.

Але чи будуть електронні дані належно захищені, аби людина була впевнена, що через 10 чи 20 років знайде у своїй електронній трудовій книжці записи про свою роботу й відповідні відрахування єдиного соціального внеску? Провідний експерт соціальних програм Центру Разумкова Ольга Пищуліна вважає, що підстав хвилюватися немає. "У молоді зараз немає паперового паспорту, у людей немає паперової книжки з рухом коштів на своєму рахунку в банку, які були колись, тепер не буде й паперової трудової книжки. Це не страшно, адже дані зберігаються в захищених реєстрах і їх хоч щодня людина може перевіряти й контролювати", - каже Пищуліна. Зрештою, за її словами, не завжди вдається навіть з паперовою трудовою відновити певний період трудової діяльності, якщо підприємство чи організація закрились чи збанкрутіли.

У лютому цього року уряд ухвалив рішення про створення Національного центру резервування державних інформаційних ресурсів. Він займатиметься забезпеченням безперервності роботи державних інформаційних ресурсів, резервним копіюванням інформації, забезпеченням надійного функціонування серверів, системи зберігання даних та контролю за ними.